Dilimizde hep bir toplantı, takvimimiz baştan sona dolu. Günde kaç toplantı yapıyorsunuz? 3? 4? 5? Daha fazla? Siz bir toplantının şirketinize maliyetini hesapladınız mı hiç? Çok da zor olmayan bir hesabı var. Lütfen deneyin, sonuçlarına çok şaşıracaksınız.
Aylık brüt maaşınızı bir kenara yazın. Aldığınız yıllık ikramiyeleri de 12 aya bölerek bu rakama ekleyebilirsiniz. İşvereninizin sizin için ödediği yaklaşık maliyeti (SGK, yol, yemek, vb.) anlamak için bu rakamı yaklaşık 1.20 ile çarpın. Direkt bir hesap yapmıyoruz, yaklaşık olması yeterli. Günlük tutarı bulmak için bu rakamı ortalama iş günü olan 21’e bölün. Saatlik tutarı bulmak için 8 saate bölün. Bulduğunuz tutar sizin şirketiniz için 1 saatlik yaklaşık maliyetiniz.
Bu tutar ilk aşamada düşük gibi görünebilir. Şimdi bir şirket için hesaplama yapalım. Ortalama 10.000 lira brüt maaş veren bir şirketin ödediği yaklaşık saatlik tutar yukarıdaki hesaba göre 70 liraya geliyor. Bu durumda, bir saat süren ve beş kişilik bir toplantının bedeli 350 TL. Şirket içinde günde ortalama 20 toplantı yapılıyor desek, toplantılarda geçen zaman için şirkette, günlük 7000 TL, aylık 150.000 TL, yıllık 1.7 Milyon TL ödeniyor. Eğer 20 değil de 30 toplantı yapıyorsanız 2.6 Milyon TL. Eğer toplantılara 5 değil de 10 kişi katılıyorsa 3.5 Milyon TL. İnanılmaz büyük bir tutar.
Bu tür hesaplamaları seviyorum. Çünkü aslında günlük rutinimizde yaptığımız hareketlerin arka planda ne kadar yüklü sonuçları olduğunu gözler önüne seriyor. Her bir toplantıyı düzenlerken, katılırken ya da her bir toplantının süresini aşarken bu rakamları aklımıza getirmemiz gerekiyor.
Bu açıdan düşününce toplantılarımızı yapmadan önce değerlendirmemiz gereken ilk konu, gerçekten bir toplantı yapmaya ihtiyacımız olup olmadığı. Belki bir telefonla ya da kısa bir e-posta yazışması ile çözülebilecek konular için toplantı yapmadığımızda paramız da gereksiz yere cebimizden çıkmamış oluyor.
Eğer toplantı yapmamızın gerçekten zorunlu ya da önemli olduğu kararına vardıysanız, bu sefer ikinci konu bu toplantıların verimli olması için çaba harcamak. Etkili toplantı yönetimi ile daha verimli toplantılar yapmak, dolayısıyla daha düşük maliyetler oluşturmak mümkün. Bunun için dikkat etmeniz gereken temel konuları aşağıda toparladım.
Toplantı Öncesinde
Toplantının amacını belirleyin. Amacınız olmadığı zaman sonuca ulaşma süresi uzadıkça uzar. Oysa amacı belirli bir toplantıda konu dışı konuşmalar olsa bile yeniden konuya yönlendirmek kolaylaşır. Toplantı sonunda ne elde etmek istiyoruz. Biz karar mı almak istiyoruz, bir bilgilendirme mi yapmak istiyoruz, önceden belirlenmeli ve katılımcılarla paylaşılmalı.
Toplantı gündemini önceden belirleyin. Toplantı gündemini belirlerken bazı davetlilerle paylaşarak fikirlerini alın. Böylece, gereksiz konuları erteleyebilir, sizin atladığınız ya da düşünmediğiniz ama tartışılması gereken yeni konular varsa ekleyebilirsiniz.
Uygun sayıda katılımcı davet edin. Ne eksik ne fazla. Bir tartışmayı en fazla 4-5 kişi ile yapabilirsiniz, daha kalabalık bir ortamda tartışmayı sonuçlandırmak kolay olmaz. Kolay geldiği için kişi isimleri yerine birimlerin e-posta gruplarını ekleyerek gereksiz kalabalıkları çağırmanıza gerek yok. Konuyla ilgili olduğunu bildiğiniz kişileri eklemeniz yeterli.
Toplantı davetini uygun bir süre önce gönderin. Toplantı gündeminde ve amacında yer alan konulara katılımcıların hazırlanmasına fırsat verin. Ona göre en az 1-2 gün önce davet iletebilirsiniz. Yapılan araştırmalara göre hazırlık süresi ne kadar uzarsa, toplantı verimi de o kadar artıyor. Aynı gün toplantıları çok hızlı bir çözüm gibi görünmekle beraber, hazırlık süresi olmaması, bazı katılımcıların programlarını ayarlayamaması ve katılamaması sebebiyle amacına ulaşamayabilir. Tekrarlanması gibi bir durumda da ilk toplantıyı boşuna yapmış duruma düşebilirsiniz.
Davet metninde toplantı amacı ve gündemini belirtin. Böylece katılımcıların toplantıya önceden hazırlanması için fırsat tanımış olursunuz. Davetlilerin amaç ve gündem doğrultusunda davetli listesine diğer kişileri yönlendirmesi için de bir şans vermiş olursunuz, böylece bir ön kontrol sağlamış olursunuz.
Toplantıları uygun saatlere düzenleyin. Beyin fonksiyonlarının gün içerisinde maksimuma çıkma saatleri uyandıktan 3 – 3.5 saat sonra bir saat kadar, yaklaşık 11:00-12:00 arası ve öğlen yemeğinden sonra 15:00 – 17:00 arasıdır. Yaratıcılık, çözüm, karar ve düşünme gerektiren toplantıları bu saatlere düzenlemeye çalışın. Diğer saatlere ise iş takibi gibi daha operasyonel toplantıları ya da bilgilendirme toplantılarını koyabilirsiniz. Böylece toplantıları daha verimli geçirebilirsiniz.
Toplantı süresini kısa tutun. Verimli bir toplantı 1 saatten kısa olmalı. Daha uzun sürede odaklanma sorunları olacağından verim alınamayacaktır. Belirlediğiniz gündem konularına bağlı olarak belirlediğiniz süreye %20 marj ekleyerek toplantı saatini belirlemeye çalışın. Eğer bir saatin üzerinde bir süre çıkıyorsa, toplantıyı birden fazla alt toplantılara bölmek uygun bir çözüm olabilir.
Görevlerinizi delege edin. Toplantınızın bölünmemesi için rutin işlerinizi toplantı süresince bir başkasına devredin. Böylece toplantı sırasınca bölünmez, odağınızı kaybetmemiş olursunuz.
Fiziksel toplantılarda ortam koşullarını önceden ayarlayın. Oturma düzeni karar alma toplantılarında kare veya dikdörtgen, problem çözme toplantılarında yuvarlak masa, eğitim sunum ve bilgilendirme toplantılarında u masa düzeninde olabilir. Işığın kararında olması ılımlı bir ortam sağlayacaktır. Odaklanmayı en çok sağlayan ve zihni açık tutan ısı aralığı 19-21 derece arasıdır.
Toplantı süresince
Toplantıya zamanında başlayın. Geç gelenler yüzünden toplantıların %20’si zamanında başlayamamaktadır. Eğer toplantı sahibiyseniz herkesten önce toplantıya gelmeye ya da bağlanmaya dikkat edin. Bu herkesin zamanında gelmesi için motive edici olacaktır. Gecikme olmaması sebebiyle toplantı öncesinde belirli periyotlarda hatırlatmalar gönderebilir, geç gelmeyi alışkanlık edinen kişilere toplantı için sorumluluklar vererek gecikmemeleri için bir sebep yaratabilirsiniz.
Toplantı yönetiminde farklı kişilere sorumluluklar verin. Yöneticilerin toplantı yönetmesi ekip üyeleri açısından sıkıcı olabiliyor. Her toplantıda farklı kişilere toplantı yönetimi sorumluluğu vererek bu tekdüzelikten kurtulabilirsiniz.
Toplantı notu tutun. Toplantıların %42’sinde yazılı toplantı notu tutulmuyor. Oysa toplantıda alınan kararları ve çıkan fikirleri yazarak bunların unutulmasını ve unutuldukları için bir daha farklı ortamlarda tartışılmasını engelleyebilirsiniz. Toplantı süresince her bir gündem maddesi geçtikten sonra o maddeye ilişkin öneri, karar ya da sonuçları, alınması gereken aksiyonları ve sorumlu kişileri yazarak toplantı notunu kolaylıkla oluşturabilirsiniz.
Akışı önceden oluşturun. Her bir toplantıya sıcak bir iletişim ile başlamalı. Gündem maddelerine ondan sonra geçebilirsiniz ancak bu geçiş süresini çok uzun tutmayın. Gündem maddelerinde önce kolay ya da neşeli bir konu ile başlayarak pozitif bir ortam yaratabilirsiniz. Kimse zor ve tartışmalı bir konu ile başlamak istemez. İlk konunun hemen peşinden en tartışmalı konuyu, ve giderek kolay konuları konuşacak şekilde sıralayabilirsiniz. En sona kolay ya da eğlenceli bir konu ayırarak toplantıdan herkesin yüzünün gülerek ayrılmasını sağlayın. Eğer öyle bir konu yoksa, bir sonraki ekip yemeğimizi nereye düzenleyelim diyerek siz bu ortamı oluşturabilirsiniz.
Araçları etkin kullanın. Tahta, projektör, sunum gibi araçları etkin şekilde kullanın. İnsanlar duyduklarının %20’sini, gördüklerinin %30’unu, hem duyup hem gördüklerinin %50’sini hatırlarlar. Bir de deneyimleme şansı verirseniz, toplantıda küçük sorular, uygulamalarla bu oran %90’lara kadar çıkar.
Süreyi takip edin. Süreyi aştığınızda hem toplantıda tüm gündem maddelerini yetiştirmeniz zora girer hem de bir sonraki toplantı ve çalışma zamanlarından çalmamış olursunuz. Zaman yönetimini yapmak için bir kişiyi görevlendirebilirsiniz. Her bir gündem için ayrılan süreyi aşmadığınızdan emin olun. Gerekirse, süreyi tutan kişinin basit işaretlerle süreyi aşmak üzere olduğunuzu size hatırlatmasını sağlayın. Süreye yetmezse kalan konular için farklı bir toplantı düzenlemek ya da e-posta ile devam etmek üzere toplantıyı sonlandırın.
Toplantı Sonrası
Toplantı notu gönderin. Toplantıda konuşulanların kısa bir özetini, aksiyonlar, sorumlular ve deadline’ları içeren bir toplantı notu göndererek, konuşulanların havada kalmamasını sağlayın. Böylece bu notlara istediğiniz zaman başvurabilir, konuşulanların unutulmasını, yeniden tartışılmasını engelleyebilirsiniz. Toplantı notlarını, toplantıdan sonra çok uzun zaman geçmeden paylaşmalı, mümkünse ortak, ulaşılabilir bir alanda tutmalı. Toplantı notunu, katılımcıların haricinde konuyla ilgilenen daha geniş bir gruba gönderebilirsiniz.
Aksiyon maddelerini takip edin. Toplantıda sözü verilen aksiyonların unutulmaması için düzenli hatırlatma e-postaları gönderin. Aksiyon maddelerinin statü güncellemelerini yapın ve katılımcılar ile paylaşın. Gelişmelerden herkes haberdar olmasını sağlayın. Gerekiyorsa takip toplantıları düzenleyin.
Son Söz
Günlük hayatımızın büyük bir çoğunluğunu oluşturan ve sıklıkla yaptığımız toplantılar, şirketler için göründüğünden çok daha fazla maliyet oluşturuyorlar. Bu maliyeti en aza indirmek için yukarıda da bahsettiğim verimli toplantı yönetimi kurallarına uymak önemli. Aksi takdirde farkında olmadan şirketimiz için büyük bir zarara yol açıyoruz. Bunun bilincinde olmak, verimli çalışmak, bu zararı azaltmamız gerekiyor. Etkili, verimli toplantılar yapmanız, ya da toplantı yapmak yerine çok daha üretken zamanlar geçirmeniz dileklerimle..
Can Demirağ
