İş hayatında düzenlenen toplantılar, hiç şüphesiz iş dünyasının vazgeçilmez bir parçası. Şirketlerin verimliliğini artırmak, iletişimi geliştirmek ve işbirliğini teşvik etmek amacıyla düzenlenen toplantılar pandemi ile birlikte yerini daha çok online toplantılara bıraktı. Online toplantılar ile zaman ve mekân sınırlamalarını aşarak daha verimli bir iletişim kurmaya başladık. Bu yazımızda online toplantı yönetimi ve bu süreci daha verimli hale getirmek için nelere dikkat etmeliyizi ele aldık.
- Hazırlık Yapın:
- Modeminizin ve Wi-Fi bağlantınızın düzgün çalıştığından emin olun.
- Hoparlör ve mikrofon gibi çevresel birimleri kontrol edin.
- Toplantı sırasında sorun oluşturmaması için bilgisayarınızın arka planında kullanmadığınız programları kapatın.
- Net Bir Gündem Belirleyin:
- Toplantı öncesinde net bir gündem oluşturun ve katılımcılarla paylaşın.
- Her konu için tahmini süreleri belirleyin ve zamanı etkili kullanın.
- Aktif Katılımı Teşvik Edin:
- Herkesin görüşünü alın ve katılımı teşvik edin.
- Sorular sorun, fikirler paylaşın ve etkileşimi artırın.
- Kameraların açık olduğundan emin olun.
- İletişimi Güçlendirin:
- Ekran paylaşma özelliğini stratejik olarak kullanın. Sunum yaparken veya doküman gözden geçirirken bu özellik önemlidir.
- Sesli ve yazılı sohbet özellikleri ile iletişimi destekleyin.
- Zamanı İyi Yönetin:
- Toplantı başlangıcında zamanı belirleyin ve katılımcılara uyun.
- Gereksiz konuşmalardan kaçının ve ana konulara odaklanın.
- Toplantı Sonrası İzleme ve Değerlendirme:
- Toplantı notlarını alın ve eylem adımlarını belirleyin.
- Katılımcılardan geri bildirim alın ve gelecekteki toplantıları iyileştirmek için kullanın.
İş hayatında dijitalleşmeye uyum sağlamak, günümüzde hepimiz için kritik bir gereklilik. Dijitalleşme ile iş süreçlerini daha verimli hale getirebilir ve sürdürülebilir başarıya ulaşabiliriz.
